Эффективное делопроизводство
Добавить в закладки К обложке
- Введение - Страница 1
- Часть 1Документы есть - Страница 4
- Что такое современное делопроизводство - Страница 7
- Для чего нужен документооборот - Страница 8
- Глава 2Документы: немного теории - Страница 9
- Законодательные и правовые акты РФ - Страница 10
- Государственные стандарты (ГОСТ) на документацию - Страница 11
- Нормативные документы - Страница 12
- Классификаторы - Страница 13
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - Страница 14
- Классификация документов - Страница 15
- Глава 3Электронные документы - Страница 16
- Электронная подпись - Страница 18
- Термины электронного делопроизводства - Страница 19
- Глава 4Сага о бумаге - Страница 20
- Лирическое отступление 1: та, что все стерпит - Страница 21
- Бумажное делопроизводство: едите вы ее, что ли - Страница 22
- Физика, химия и электрика - Страница 23
- Мифы и их развенчание - Страница 25
- Имя, сестра - Страница 28
- Храним и готовим - Страница 29
- Глава 5Требования к оформлению документов - Страница 30
- Формат бумаги и размеры полей - Страница 31
- Основные реквизиты документов - Страница 32
- Обязательные реквизиты бланка - Страница 34
- Язык управленческих документов и деловая переписка - Страница 35
- Глава 6Виды документов - Страница 36
- Приказ - Страница 37
- Протокол - Страница 38
- Акт - Страница 39
- Докладная записка - Страница 40
- Справка - Страница 41
- Внешние документы - Страница 42
- Письмо - Страница 43
- Факс - Страница 44
- Телефонограмма - Страница 45
- Документы по личному составу - Страница 46
- Глава 7Организация документооборота - Страница 49
- Обработка входящих документов - Страница 50
- Регистрация и контроль исполнения документов - Страница 51
- Обработка исходящих и внутренних документов - Страница 52
- Номенклатура дел - Страница 53
- Часть 2Офис как фабрика документов - Страница 55
- Копировальные аппараты - Страница 57
- Принтеры - Страница 58
- Многофункциональные устройства (МФУ) - Страница 60
- Глава 9Вижу и слышу - Страница 61
- OCR, или Машинопись без машинистки - Страница 64
- Что еще можно автоматизировать - Страница 66
- Субъективные заметки - Страница 67
- Лирическое отступление 2: пойманный звук - Страница 68
- Диктофон: дополнительное средство подготовки документов - Страница 69
- Глава 10Чтоб блестело: послепечатная обработка документов - Страница 71
- Лакировщики вечности - Страница 72
- Упорядочить и расцветить - Страница 73
- Избавители - Страница 74
- Часть 3Виртуальный офис - Страница 75
- Глава 11Новый Office 2007 - Страница 76
- Комплектация - Страница 77
- Графический интерфейс - Страница 80
- Что такое макрос - Страница 81
- Понятие шаблона - Страница 82
- HTML-формат в Microsoft Office - Страница 83
- Глава 12Word: все, что вы хотели сказать - Страница 84
- Интерфейс Word 2007 и его объекты - Страница 85
- Способы выбора операций - Страница 88
- Горячие клавиши - Страница 89
- Иллюстрации - Страница 90
- Таблицы - Страница 91
- Колонки - Страница 92
- Колонтитулы - Страница 93
- Орфография, стиль, автозамена - Страница 94
- Скрытые знаки - Страница 95
- Дополнительные возможности замены - Страница 96
- Использование полей - Страница 97
- Оформление писем - Страница 98
- Глава 13Превосходный Excel - Страница 99
- Назначение - Страница 100
- Начало работы - Страница 101
- Первое задание - Страница 102
- Простейшие вычисления - Страница 103
- Простейшие функции - Страница 104
- Педантизм печати - Страница 105
- Форматирование ячеек и интуиция - Страница 106
- Обработка баз данных - Страница 107
- Функции - Страница 108
- Диаграммы - Страница 109
- Цветные ярлыки - Страница 110
- Управление связями - Страница 111
- Всплывающие подсказки для узких столбцов - Страница 112
- Поиск и замена - Страница 113
- Печать - Страница 114
- Колонтитулы - Страница 115
- Сортировка текста как чисел - Страница 116
- Редактирование веб-страниц в Excel - Страница 117
- Автосохранение - Страница 118
- Глава 14PowerPoint: сила убеждения - Страница 119
- Преимущества PowerPoint перед другими технологиями слайд-шоу и анимации - Страница 120
- Первый слайд - Страница 121
- Добавление слайдов - Страница 122
- Анимация - Страница 123
- Режимы работы со слайд-шоу - Страница 124
- Крутим кино - Страница 125
- Анимация слайдов - Страница 126
- От аплодисментов до щелчков - Страница 127
- Упакуй и отдай - Страница 128
- Маленькие хитрости - Страница 129
- Особенности PowerPoint 2007 - Страница 130
- Глава 15Вид из офиса: Outlook - Страница 131
- Назначение - Страница 132
- Почтовый клиент - Страница 133
- Настройка программы - Страница 135
- Контакты - Страница 136
- Органайзер (календарь-ежедневник) - Страница 137
- Транспортная система - Страница 138
- Главное - Страница 139
- Глава 16Работа на клавиатуре: как становятся профессионалами - Страница 140
- Слепой десятипальцевый метод набора - Страница 141
- Клавиатурные тренажеры - Страница 142
- Глава 17Программы для ускорения набора текста - Страница 144
- Punto Switcher - Страница 145
- TypePilot - Страница 147
- Глава 18Электронные переводчики и словари. ABBYY Lingvo 12 - Страница 148
- Особенности активизации - Страница 149
- Интерфейс и основные возможности - Страница 150
- Системные требования - Страница 151
- Установка и запуск - Страница 152
- Работа с программой - Страница 153
- Глава 19Быстро и просто: полезные программы для делопроизводства - Страница 158
- Создание штампов (программы «ШТАМП» и Stamp) - Страница 159
- Печать чеков (программа Kassy) - Страница 161
- Глава 20Эргономика в офисе - Страница 162
- Общая эргономика рабочего места - Страница 163
- Стол - Страница 164
- Кресло - Страница 165
- Обстановка - Страница 166
- Свет - Страница 167
- Как работать не уставая - Страница 168
- Ждет именно вас - Страница 169
- «Нет» беспорядку - Страница 170
- Цветы-цветочки - Страница 171
- Приятный запах - Страница 172
- Нейтральная музыка - Страница 173
- Глава 21Оргтехника: техника, которая организует - Страница 174
- Шесть правил для пользователя, который не любит читать руководства - Страница 175
- Уход за оргтехникой - Страница 176
- Замена расходников - Страница 179
- Лирическое отступление 3: слухи о его смерти сильно преувеличены - Страница 180
- Спасение рядового винчестера - Страница 181
- Глава 22Фитнес и баня - Страница 183
- С бодрым голосом из репродуктора - Страница 184
- Осанка Нефертити - Страница 185
- Вращения и потягивания - Страница 186
- Скрытый фитнес - Страница 187
- К стенке - Страница 188
- Идите вы в баню - Страница 189
- ПриложениеОтзывы читателей книги «Эффективное делопроизводство на ПК»[1] - Страница 191
Дополнительные возможности замены
Контекстный поиск и замена – важные возможности автоматизации обработки текста. Заменить одновременно во всем тексте фразу, слово, отдельные знаки, имя, адрес и другие фрагменты – это самое простое, что можно сделать.
Более сложный пример – обработка некорректно набранного текста. У некоторых (обычно у профессионалов машинописи, приобретавших навыки на пишущих машинках) есть привычка заканчивать каждую строку знаком перевода каретки. Для компьютерного текстового набора это лишнее: электронный текст должен быть гибким, чтобы при необходимости можно было изменять поля страницы, ее ширину, размер и вид шрифта. Решением будет убрать лишние знаки перевода каретки, оставив только те, которые отмечают конец абзаца. Здесь не обойтись без служебных символов.
На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите треугольник и в появившемся меню выберите пункт Заменить. На экране появляется окно Найти и заменить (рис. 12.19).
Рис. 12.19. Окно Найти и заменить
В видеоролике «Урок 12.8. Дополнительные возможности замены» продемонстрированы дополнительные возможности замены в текстовом редакторе Word 2007.
В поле Найти появившегося окна введите сочетание ^p, а в поле Заменить на введите один пробел, чтобы последнее слово одной строки не сливалось с первым последующей. После этого нажмите кнопку Заменить все. Получится сплошной массив текста без принудительной разбивки на строки. Остается логически разделить текст на абзацы.
Таким же образом можно заменить и другие текстовые выражения во всем документе. Например, при формировании договора можно использовать договор, созданный ранее, но с другими реквизитами сторон: в поле поиска введите название организации, фигурирующее в текущем договоре, а в поле Заменить на – название организации, для которой готовится новый договор. В результате такой замены название одной организации будет заменено другим названием, что особенно удобно, если документ объемный.
Можно пойти дальше и сохранить разбиение на абзацы из исходного текста, правда, только в том случае, если в исходном тексте каждый абзац был выделен однотипно, например двумя знаками перевода каретки или несколькими пробелами. Допустим, в исходном тексте, где ошибочно принято разбиение на строки знаками перевода каретки, начало каждого логического абзаца выделено двумя переводами каретки подряд. На листе это выглядит как пропущенная строка. Для автоматического форматирования сначала замените такие двойные абзацы чем-нибудь служебным, не встречающимся в тексте, например двумя знаками «собаки» (@@). Затем описанным выше способом устраните лишние концы строк, а потом выполните обратную контекстную замену использованных символов (@@) на знак абзаца.
Нажав кнопку Больше в нижней части окна Найти и заменить, вы откроете дополнительные настройки. С их помощью можно искать слова с учетом регистра (например, при поиске Word слово WORD будет игнорироваться), только указанное слово целиком (или все слова, где встречается введенное сочетание символов), выбирать направление поиска (вверх или вниз по документу) и многое другое.
- 1
- 2
- 3
- 4
- 5
- 6
- 7
- 8
- 9
- 10
- 11
- 12
- 13
- 14
- 15
- 16
- 17
- 18
- 19
- 20
- 21
- 22
- 23
- 24
- 25
- 26
- 27
- 28
- 29
- 30
- 31
- 32
- 33
- 34
- 35
- 36
- 37
- 38
- 39
- 40
- 41
- 42
- 43
- 44
- 45
- 46
- 47
- 48
- 49
- 50
- 51
- 52
- 53
- 54
- 55
- 56
- 57
- 58
- 59
- 60
- 61
- 62
- 63
- 64
- 65
- 66
- 67
- 68
- 69
- 70
- 71
- 72
- 73
- 74
- 75
- 76
- 77
- 78
- 79
- 80
- 81
- 82
- 83
- 84
- 85
- 86
- 87
- 88
- 89
- 90
- 91
- 92
- 93
- 94
- 95
- 96
- 97
- 98
- 99
- 100
- 101
- 102
- 103
- 104
- 105
- 106
- 107
- 108
- 109
- 110
- 111
- 112
- 113
- 114
- 115
- 116
- 117
- 118
- 119
- 120
- 121
- 122
- 123
- 124
- 125
- 126
- 127
- 128
- 129
- 130
- 131
- 132
- 133
- 134
- 135
- 136
- 137
- 138
- 139
- 140
- 141
- 142
- 143
- 144
- 145
- 146
- 147
- 148
- 149
- 150
- 151
- 152
- 153
- 154
- 155
- 156
- 157
- 158
- 159
- 160
- 161
- 162
- 163
- 164
- 165
- 166
- 167
- 168
- 169
- 170
- 171
- 172
- 173
- 174
- 175
- 176
- 177
- 178
- 179
- 180
- 181
- 182
- 183
- 184
- 185
- 186
- 187
- 188
- 189
- 190
- 191
- 192