Эффективное делопроизводство
Добавить в закладки К обложке
- Введение - Страница 1
- Часть 1Документы есть - Страница 4
- Что такое современное делопроизводство - Страница 7
- Для чего нужен документооборот - Страница 8
- Глава 2Документы: немного теории - Страница 9
- Законодательные и правовые акты РФ - Страница 10
- Государственные стандарты (ГОСТ) на документацию - Страница 11
- Нормативные документы - Страница 12
- Классификаторы - Страница 13
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - Страница 14
- Классификация документов - Страница 15
- Глава 3Электронные документы - Страница 16
- Электронная подпись - Страница 18
- Термины электронного делопроизводства - Страница 19
- Глава 4Сага о бумаге - Страница 20
- Лирическое отступление 1: та, что все стерпит - Страница 21
- Бумажное делопроизводство: едите вы ее, что ли - Страница 22
- Физика, химия и электрика - Страница 23
- Мифы и их развенчание - Страница 25
- Имя, сестра - Страница 28
- Храним и готовим - Страница 29
- Глава 5Требования к оформлению документов - Страница 30
- Формат бумаги и размеры полей - Страница 31
- Основные реквизиты документов - Страница 32
- Обязательные реквизиты бланка - Страница 34
- Язык управленческих документов и деловая переписка - Страница 35
- Глава 6Виды документов - Страница 36
- Приказ - Страница 37
- Протокол - Страница 38
- Акт - Страница 39
- Докладная записка - Страница 40
- Справка - Страница 41
- Внешние документы - Страница 42
- Письмо - Страница 43
- Факс - Страница 44
- Телефонограмма - Страница 45
- Документы по личному составу - Страница 46
- Глава 7Организация документооборота - Страница 49
- Обработка входящих документов - Страница 50
- Регистрация и контроль исполнения документов - Страница 51
- Обработка исходящих и внутренних документов - Страница 52
- Номенклатура дел - Страница 53
- Часть 2Офис как фабрика документов - Страница 55
- Копировальные аппараты - Страница 57
- Принтеры - Страница 58
- Многофункциональные устройства (МФУ) - Страница 60
- Глава 9Вижу и слышу - Страница 61
- OCR, или Машинопись без машинистки - Страница 64
- Что еще можно автоматизировать - Страница 66
- Субъективные заметки - Страница 67
- Лирическое отступление 2: пойманный звук - Страница 68
- Диктофон: дополнительное средство подготовки документов - Страница 69
- Глава 10Чтоб блестело: послепечатная обработка документов - Страница 71
- Лакировщики вечности - Страница 72
- Упорядочить и расцветить - Страница 73
- Избавители - Страница 74
- Часть 3Виртуальный офис - Страница 75
- Глава 11Новый Office 2007 - Страница 76
- Комплектация - Страница 77
- Графический интерфейс - Страница 80
- Что такое макрос - Страница 81
- Понятие шаблона - Страница 82
- HTML-формат в Microsoft Office - Страница 83
- Глава 12Word: все, что вы хотели сказать - Страница 84
- Интерфейс Word 2007 и его объекты - Страница 85
- Способы выбора операций - Страница 88
- Горячие клавиши - Страница 89
- Иллюстрации - Страница 90
- Таблицы - Страница 91
- Колонки - Страница 92
- Колонтитулы - Страница 93
- Орфография, стиль, автозамена - Страница 94
- Скрытые знаки - Страница 95
- Дополнительные возможности замены - Страница 96
- Использование полей - Страница 97
- Оформление писем - Страница 98
- Глава 13Превосходный Excel - Страница 99
- Назначение - Страница 100
- Начало работы - Страница 101
- Первое задание - Страница 102
- Простейшие вычисления - Страница 103
- Простейшие функции - Страница 104
- Педантизм печати - Страница 105
- Форматирование ячеек и интуиция - Страница 106
- Обработка баз данных - Страница 107
- Функции - Страница 108
- Диаграммы - Страница 109
- Цветные ярлыки - Страница 110
- Управление связями - Страница 111
- Всплывающие подсказки для узких столбцов - Страница 112
- Поиск и замена - Страница 113
- Печать - Страница 114
- Колонтитулы - Страница 115
- Сортировка текста как чисел - Страница 116
- Редактирование веб-страниц в Excel - Страница 117
- Автосохранение - Страница 118
- Глава 14PowerPoint: сила убеждения - Страница 119
- Преимущества PowerPoint перед другими технологиями слайд-шоу и анимации - Страница 120
- Первый слайд - Страница 121
- Добавление слайдов - Страница 122
- Анимация - Страница 123
- Режимы работы со слайд-шоу - Страница 124
- Крутим кино - Страница 125
- Анимация слайдов - Страница 126
- От аплодисментов до щелчков - Страница 127
- Упакуй и отдай - Страница 128
- Маленькие хитрости - Страница 129
- Особенности PowerPoint 2007 - Страница 130
- Глава 15Вид из офиса: Outlook - Страница 131
- Назначение - Страница 132
- Почтовый клиент - Страница 133
- Настройка программы - Страница 135
- Контакты - Страница 136
- Органайзер (календарь-ежедневник) - Страница 137
- Транспортная система - Страница 138
- Главное - Страница 139
- Глава 16Работа на клавиатуре: как становятся профессионалами - Страница 140
- Слепой десятипальцевый метод набора - Страница 141
- Клавиатурные тренажеры - Страница 142
- Глава 17Программы для ускорения набора текста - Страница 144
- Punto Switcher - Страница 145
- TypePilot - Страница 147
- Глава 18Электронные переводчики и словари. ABBYY Lingvo 12 - Страница 148
- Особенности активизации - Страница 149
- Интерфейс и основные возможности - Страница 150
- Системные требования - Страница 151
- Установка и запуск - Страница 152
- Работа с программой - Страница 153
- Глава 19Быстро и просто: полезные программы для делопроизводства - Страница 158
- Создание штампов (программы «ШТАМП» и Stamp) - Страница 159
- Печать чеков (программа Kassy) - Страница 161
- Глава 20Эргономика в офисе - Страница 162
- Общая эргономика рабочего места - Страница 163
- Стол - Страница 164
- Кресло - Страница 165
- Обстановка - Страница 166
- Свет - Страница 167
- Как работать не уставая - Страница 168
- Ждет именно вас - Страница 169
- «Нет» беспорядку - Страница 170
- Цветы-цветочки - Страница 171
- Приятный запах - Страница 172
- Нейтральная музыка - Страница 173
- Глава 21Оргтехника: техника, которая организует - Страница 174
- Шесть правил для пользователя, который не любит читать руководства - Страница 175
- Уход за оргтехникой - Страница 176
- Замена расходников - Страница 179
- Лирическое отступление 3: слухи о его смерти сильно преувеличены - Страница 180
- Спасение рядового винчестера - Страница 181
- Глава 22Фитнес и баня - Страница 183
- С бодрым голосом из репродуктора - Страница 184
- Осанка Нефертити - Страница 185
- Вращения и потягивания - Страница 186
- Скрытый фитнес - Страница 187
- К стенке - Страница 188
- Идите вы в баню - Страница 189
- ПриложениеОтзывы читателей книги «Эффективное делопроизводство на ПК»[1] - Страница 191
Мифы и их развенчание
Некоторые характеристики бумаги имеют неоднозначное толкование, причем не только в разных странах, но и в международных масштабах, что способно запутать даже специалистов. Рассмотрим этот вопрос.
ПлотностьПлотность бумаги принято выражать в граммах на квадратный метр (г/м2). Это само по себе предполагает неясность, так как все знают, что плотность – это масса определенного объема, а не площади.
Правильнее говорить о массе квадратного метра, иногда этот параметр именуют даже «граммаж». Однако придется использовать неправильный, но устоявшийся термин «плотность» во избежание еще большей путаницы. Большинство производимых офисных бумаг имеют плотность 80 г/м2. Это наименьшая масса, при которой бумага имеет достаточную жесткость и толщину для использования в современных офисных аппаратах. Обычно при массе свыше 80 г/м2 результаты использования бумаги не улучшаются.
Для различных нужд выпускается офисная бумага массой 90, 100, 120, 160 г/м2 и выше. Однако такую бумагу можно использовать не на всяком аппарате. Пределы плотности используемой бумаги указываются в характеристиках техники. Обычно с разных лотков может подаваться бумага разной плотности, что также, как правило, описано в паспорте принтера или копира.
В США плотность бумаги измеряется в фунтах, то есть плотность заменяется понятием базового веса бумаги. За базовый вес принимают вес 500 листов бумаги базового формата. Для бумаги потребительских сортов базовым является лист размером 17 x 22 дюйма. Для книжной бумаги базовый лист имеет размер 25 x 30 дюймов. Каждая из бумаг (потребительская, книжная, для обложек и т. д.) имеет свой базовый размер, например 20-фунтовая потребительская бумага и 20-фунтовая бумага для офсетной печати имеют разные плотности. Для офисной потребительской бумаги справедливы следующие: соотношения базовый вес в 20 фунтов (или 20 lb) эквивалентен плотности в 75 г/м2, 24 lb – 90 г/м2, 28 lb – 105 г/м2, 36 lb – 135 г/м2.
Белизна, или яркостьЭто основной показатель качества бумаги. Чем бумага белее, тем отчетливее виден на ней отпечаток. При производстве высокая белизна достигается просто, поэтому состязание в белизне между производителями выглядит неубедительно.
Белизна традиционно оценивается в процентах (93–95 %), чем выше, тем лучше, но не более 100 % – это абсолютное значение. Некоторые производители заявляют белизну 149 % и даже 164 %. Как такое может быть?
Ответ таков: существует два стандарта: ISO (International Organization for Standardization – Международная организация по стандартизации) – для яркости и CIE (Commission International de l’Eclairage – Международная комиссия по освещению) – для белизны. Именно яркость оценивается по проценту отраженного света с определенной длинной волны (457 нанометров – где-то между синим и зеленым цветом). Абсолютное отражение действительно принимается за 100 %, поэтому именно яркость (а не белизна), как правило, меньше 100 %. Хотя в последнее время, используя люминесцентные добавки, некоторые производители заявляют яркость в 101 %, но это из категории курьезов. Чем выше яркость, тем больше контраст между изображением и бумагой, что означает лучшее изображение, поэтому чем выше яркость, тем выше сорт бумаги.
Стандарт для белизны, CIE, наиболее близко передает зрительское восприятие бумаги. Чаще всего он применяется для бумаг, в производстве которых используются оптические отбеливающие (люминесцентные) добавки. Зависимость между белизной и яркостью не описывается, но обычно чем выше белизна, тем выше яркость. Серьезные производители используют в характеристиках бумаги оба показателя. Правда, иногда тоже путаются в терминах. Вот типичный пример: «бумага ZOOM многофункциональная, белизна по ISO 95 %, белизна по CIE 149 %». Не будем ничего изобретать: раз термин «белизна» прижился вместо «яркости», придется его употреблять. Просто нужно принять к сведению, что если белизна имеет значение 92–98 % – это означает яркость по ISO, а если цифра больше 100 % – имеется в виду белизна по CIE.
КлассыИногда в описании офисной бумаги упоминается некая категория или класс (например, «бумага относится к категории C» (A, B)). Рядовому потребителю не понять значение этого термина. Ему остается идти на поводу у маркетологов и решить, что, раз об этом сказано, значит, это хорошо.
Категория качества, или класс (это одно и то же), определяется совокупностью физических, химических и электрических качеств бумаги, а также упаковкой. Собственно, это и есть главная оценка сорта офисной бумаги. Существуют следующие классы.
- 1
- 2
- 3
- 4
- 5
- 6
- 7
- 8
- 9
- 10
- 11
- 12
- 13
- 14
- 15
- 16
- 17
- 18
- 19
- 20
- 21
- 22
- 23
- 24
- 25
- 26
- 27
- 28
- 29
- 30
- 31
- 32
- 33
- 34
- 35
- 36
- 37
- 38
- 39
- 40
- 41
- 42
- 43
- 44
- 45
- 46
- 47
- 48
- 49
- 50
- 51
- 52
- 53
- 54
- 55
- 56
- 57
- 58
- 59
- 60
- 61
- 62
- 63
- 64
- 65
- 66
- 67
- 68
- 69
- 70
- 71
- 72
- 73
- 74
- 75
- 76
- 77
- 78
- 79
- 80
- 81
- 82
- 83
- 84
- 85
- 86
- 87
- 88
- 89
- 90
- 91
- 92
- 93
- 94
- 95
- 96
- 97
- 98
- 99
- 100
- 101
- 102
- 103
- 104
- 105
- 106
- 107
- 108
- 109
- 110
- 111
- 112
- 113
- 114
- 115
- 116
- 117
- 118
- 119
- 120
- 121
- 122
- 123
- 124
- 125
- 126
- 127
- 128
- 129
- 130
- 131
- 132
- 133
- 134
- 135
- 136
- 137
- 138
- 139
- 140
- 141
- 142
- 143
- 144
- 145
- 146
- 147
- 148
- 149
- 150
- 151
- 152
- 153
- 154
- 155
- 156
- 157
- 158
- 159
- 160
- 161
- 162
- 163
- 164
- 165
- 166
- 167
- 168
- 169
- 170
- 171
- 172
- 173
- 174
- 175
- 176
- 177
- 178
- 179
- 180
- 181
- 182
- 183
- 184
- 185
- 186
- 187
- 188
- 189
- 190
- 191
- 192