Эффективное делопроизводство
Добавить в закладки К обложке
- Введение - Страница 1
- Часть 1Документы есть - Страница 4
- Что такое современное делопроизводство - Страница 7
- Для чего нужен документооборот - Страница 8
- Глава 2Документы: немного теории - Страница 9
- Законодательные и правовые акты РФ - Страница 10
- Государственные стандарты (ГОСТ) на документацию - Страница 11
- Нормативные документы - Страница 12
- Классификаторы - Страница 13
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - Страница 14
- Классификация документов - Страница 15
- Глава 3Электронные документы - Страница 16
- Электронная подпись - Страница 18
- Термины электронного делопроизводства - Страница 19
- Глава 4Сага о бумаге - Страница 20
- Лирическое отступление 1: та, что все стерпит - Страница 21
- Бумажное делопроизводство: едите вы ее, что ли - Страница 22
- Физика, химия и электрика - Страница 23
- Мифы и их развенчание - Страница 25
- Имя, сестра - Страница 28
- Храним и готовим - Страница 29
- Глава 5Требования к оформлению документов - Страница 30
- Формат бумаги и размеры полей - Страница 31
- Основные реквизиты документов - Страница 32
- Обязательные реквизиты бланка - Страница 34
- Язык управленческих документов и деловая переписка - Страница 35
- Глава 6Виды документов - Страница 36
- Приказ - Страница 37
- Протокол - Страница 38
- Акт - Страница 39
- Докладная записка - Страница 40
- Справка - Страница 41
- Внешние документы - Страница 42
- Письмо - Страница 43
- Факс - Страница 44
- Телефонограмма - Страница 45
- Документы по личному составу - Страница 46
- Глава 7Организация документооборота - Страница 49
- Обработка входящих документов - Страница 50
- Регистрация и контроль исполнения документов - Страница 51
- Обработка исходящих и внутренних документов - Страница 52
- Номенклатура дел - Страница 53
- Часть 2Офис как фабрика документов - Страница 55
- Копировальные аппараты - Страница 57
- Принтеры - Страница 58
- Многофункциональные устройства (МФУ) - Страница 60
- Глава 9Вижу и слышу - Страница 61
- OCR, или Машинопись без машинистки - Страница 64
- Что еще можно автоматизировать - Страница 66
- Субъективные заметки - Страница 67
- Лирическое отступление 2: пойманный звук - Страница 68
- Диктофон: дополнительное средство подготовки документов - Страница 69
- Глава 10Чтоб блестело: послепечатная обработка документов - Страница 71
- Лакировщики вечности - Страница 72
- Упорядочить и расцветить - Страница 73
- Избавители - Страница 74
- Часть 3Виртуальный офис - Страница 75
- Глава 11Новый Office 2007 - Страница 76
- Комплектация - Страница 77
- Графический интерфейс - Страница 80
- Что такое макрос - Страница 81
- Понятие шаблона - Страница 82
- HTML-формат в Microsoft Office - Страница 83
- Глава 12Word: все, что вы хотели сказать - Страница 84
- Интерфейс Word 2007 и его объекты - Страница 85
- Способы выбора операций - Страница 88
- Горячие клавиши - Страница 89
- Иллюстрации - Страница 90
- Таблицы - Страница 91
- Колонки - Страница 92
- Колонтитулы - Страница 93
- Орфография, стиль, автозамена - Страница 94
- Скрытые знаки - Страница 95
- Дополнительные возможности замены - Страница 96
- Использование полей - Страница 97
- Оформление писем - Страница 98
- Глава 13Превосходный Excel - Страница 99
- Назначение - Страница 100
- Начало работы - Страница 101
- Первое задание - Страница 102
- Простейшие вычисления - Страница 103
- Простейшие функции - Страница 104
- Педантизм печати - Страница 105
- Форматирование ячеек и интуиция - Страница 106
- Обработка баз данных - Страница 107
- Функции - Страница 108
- Диаграммы - Страница 109
- Цветные ярлыки - Страница 110
- Управление связями - Страница 111
- Всплывающие подсказки для узких столбцов - Страница 112
- Поиск и замена - Страница 113
- Печать - Страница 114
- Колонтитулы - Страница 115
- Сортировка текста как чисел - Страница 116
- Редактирование веб-страниц в Excel - Страница 117
- Автосохранение - Страница 118
- Глава 14PowerPoint: сила убеждения - Страница 119
- Преимущества PowerPoint перед другими технологиями слайд-шоу и анимации - Страница 120
- Первый слайд - Страница 121
- Добавление слайдов - Страница 122
- Анимация - Страница 123
- Режимы работы со слайд-шоу - Страница 124
- Крутим кино - Страница 125
- Анимация слайдов - Страница 126
- От аплодисментов до щелчков - Страница 127
- Упакуй и отдай - Страница 128
- Маленькие хитрости - Страница 129
- Особенности PowerPoint 2007 - Страница 130
- Глава 15Вид из офиса: Outlook - Страница 131
- Назначение - Страница 132
- Почтовый клиент - Страница 133
- Настройка программы - Страница 135
- Контакты - Страница 136
- Органайзер (календарь-ежедневник) - Страница 137
- Транспортная система - Страница 138
- Главное - Страница 139
- Глава 16Работа на клавиатуре: как становятся профессионалами - Страница 140
- Слепой десятипальцевый метод набора - Страница 141
- Клавиатурные тренажеры - Страница 142
- Глава 17Программы для ускорения набора текста - Страница 144
- Punto Switcher - Страница 145
- TypePilot - Страница 147
- Глава 18Электронные переводчики и словари. ABBYY Lingvo 12 - Страница 148
- Особенности активизации - Страница 149
- Интерфейс и основные возможности - Страница 150
- Системные требования - Страница 151
- Установка и запуск - Страница 152
- Работа с программой - Страница 153
- Глава 19Быстро и просто: полезные программы для делопроизводства - Страница 158
- Создание штампов (программы «ШТАМП» и Stamp) - Страница 159
- Печать чеков (программа Kassy) - Страница 161
- Глава 20Эргономика в офисе - Страница 162
- Общая эргономика рабочего места - Страница 163
- Стол - Страница 164
- Кресло - Страница 165
- Обстановка - Страница 166
- Свет - Страница 167
- Как работать не уставая - Страница 168
- Ждет именно вас - Страница 169
- «Нет» беспорядку - Страница 170
- Цветы-цветочки - Страница 171
- Приятный запах - Страница 172
- Нейтральная музыка - Страница 173
- Глава 21Оргтехника: техника, которая организует - Страница 174
- Шесть правил для пользователя, который не любит читать руководства - Страница 175
- Уход за оргтехникой - Страница 176
- Замена расходников - Страница 179
- Лирическое отступление 3: слухи о его смерти сильно преувеличены - Страница 180
- Спасение рядового винчестера - Страница 181
- Глава 22Фитнес и баня - Страница 183
- С бодрым голосом из репродуктора - Страница 184
- Осанка Нефертити - Страница 185
- Вращения и потягивания - Страница 186
- Скрытый фитнес - Страница 187
- К стенке - Страница 188
- Идите вы в баню - Страница 189
- ПриложениеОтзывы читателей книги «Эффективное делопроизводство на ПК»[1] - Страница 191
Перед чисткой желательно отключить эти аппараты от телефонной линии. Это просто – чаще всего они подсоединены к ней с помощью универсального пластикового разъема. Достаточно нажать на выступающий рычаг фиксатора разъема и вытащить шнур из гнезда. Особенно тщательно нужно протирать верхнюю панель аппарата с клавишами набора номера и трубку с отверстиями наушника и микрофона. Пыль и грязь также скапливаются в решетке громкоговорителя и встроенного микрофона телефонного аппарата.
В факсе, работающем с термобумагой, нужно периодически чистить печатающую головку. Такая необходимость возникает, когда на полученных факсограммах начинают проступать продольные полосы или штрихи. Обычно доступ к головке можно получить, открыв панель секции бумаги. Извлеките рулончик бумаги и протрите печатающую головку тряпкой, слегка смоченной в денатурированном спирте или водке. Неплохо также протереть стекло сканера и подающие ролики, что обязательно делается просто сухой тканью без растворителей.
Струйный принтерСамые популярные в малых офисах принтеры – струйные. При невысокой стоимости они достаточно дороги в использовании и требуют большего ухода, чем лазерные.
Наибольшая опасность вытекает в прямом и переносном смысле из самого принципа работы такого принтера. Он печатает с помощью распыления специальных мелкодисперсных чернил, и, если обращаться с ним неправильно, чернила засыхают прямо в соплах картриджа, через которые распыляются. В принтере предусмотрено, чтобы после окончания печати он отправлял картридж в парковочную позицию, где сопла прижимаются к специальной прокладке, предохраняющей их от пересыхания; если помешать принтеру сделать это (например, выключить его раньше времени), придется менять картридж или даже ремонтировать принтер. Помешать парковке может также внезапное отключение электропитания, поэтому после его восстановления нужно включить принтер, даже если вы не намерены печатать, и дать ему отработать правильно, то есть штатно. Кроме того, если струйный принтер долго стоит без работы, происходит то же – сопла пересыхают. Во избежание этого включайте принтер и печатайте одну страницу, например тестовую, хотя бы раз в неделю.
Иногда, особенно при использовании нестандартной бумаги, чернила при печати могут попасть в тракт ее прохода и засорить его. Для прочистки возьмите лист обычной офисной бумаги, изомните его, затем расправьте и пропустите несколько раз через тракт подачи бумаги.
Струйные принтеры очень чувствительны к применяемым расходным материалам. Следует использовать только бумагу, на которой указано, что она пригодна для этого типа принтеров, а картриджи – только оригинальные. Не пытайтесь воспользоваться дешевой возможностью перезаправки картриджей. Такую услугу предлагает множество инженерных фирм, соблазняя низкими ценами, но на деле эта экономия приводит к поломкам принтера и дорогому ремонту или даже замене.
Лазерный принтерПомимо перечисленных выше гигиенических операций, при уходе за лазерным принтером следует обратить внимание на тракт прохода бумаги, правильную (без перекосов) ее укладку в подающие лотки и также использование оригинальных картриджей. При появлении на отпечатанных страницах нежелательных полос, штрихов и точек знайте, что картридж просыпает тонер и его следует заменить. При отсутствии такой возможности попробуйте открыть все доступные панели и убрать просыпавшийся черный порошок сухой тряпкой. Делать это надо при выключенном и остывшем принтере. Иногда бумага застревает и рвется в тракте прохождения – при устранении этой неприятности избегайте применения отверток или линеек. Старайтесь убрать остатки бумаги руками – как правило, в принтере предусмотрен доступ ко всем сложным местам тракта. Совет, который давался выше для прочистки тракта прохождения бумаги струйных принтеров, к лазерным неприменим.
КопирКопировальные аппараты неприхотливы, и уход за ними такой же, как и за лазерными принтерами. Важная особенность заключается в том, что раз в неделю следует протирать сухой тряпкой, не оставляющей волокон, стекло, с которого производится копирование. Этим вы существенно снизите процент брака при копировании. Если у вас копир с автоподатчиком оригиналов, это все равно нужно делать, но несколько реже. Важно использовать качественную, лучше всего фирменную бумагу – дешевая способствует загрязнению аппарата бумажной пылью. Накапливаясь, бумажная пыль может вызвать даже воспламенение копира. Некачественная бумага чаще застревает и скручивается, а ее высокая абразивность может вызвать ускоренный износ дорогостоящих узлов аппарата.
- 1
- 2
- 3
- 4
- 5
- 6
- 7
- 8
- 9
- 10
- 11
- 12
- 13
- 14
- 15
- 16
- 17
- 18
- 19
- 20
- 21
- 22
- 23
- 24
- 25
- 26
- 27
- 28
- 29
- 30
- 31
- 32
- 33
- 34
- 35
- 36
- 37
- 38
- 39
- 40
- 41
- 42
- 43
- 44
- 45
- 46
- 47
- 48
- 49
- 50
- 51
- 52
- 53
- 54
- 55
- 56
- 57
- 58
- 59
- 60
- 61
- 62
- 63
- 64
- 65
- 66
- 67
- 68
- 69
- 70
- 71
- 72
- 73
- 74
- 75
- 76
- 77
- 78
- 79
- 80
- 81
- 82
- 83
- 84
- 85
- 86
- 87
- 88
- 89
- 90
- 91
- 92
- 93
- 94
- 95
- 96
- 97
- 98
- 99
- 100
- 101
- 102
- 103
- 104
- 105
- 106
- 107
- 108
- 109
- 110
- 111
- 112
- 113
- 114
- 115
- 116
- 117
- 118
- 119
- 120
- 121
- 122
- 123
- 124
- 125
- 126
- 127
- 128
- 129
- 130
- 131
- 132
- 133
- 134
- 135
- 136
- 137
- 138
- 139
- 140
- 141
- 142
- 143
- 144
- 145
- 146
- 147
- 148
- 149
- 150
- 151
- 152
- 153
- 154
- 155
- 156
- 157
- 158
- 159
- 160
- 161
- 162
- 163
- 164
- 165
- 166
- 167
- 168
- 169
- 170
- 171
- 172
- 173
- 174
- 175
- 176
- 177
- 178
- 179
- 180
- 181
- 182
- 183
- 184
- 185
- 186
- 187
- 188
- 189
- 190
- 191
- 192