Использование мастера для создания однотабличного отчета

Для создания отчета с помощью мастера вам необходимо его запустить, а затем в открывающихся диалоговых окнах выбрать таблицы, входящие в отчет, определить список полей отчета и порядок их размещения, указать тип упорядочения данных.

Для запуска мастера отчетов выполните одно из следующих действий:

• Выберите в меню Tools (Сервис) команду Wizards (Мастера), а затем в открывшемся меню значение Report (Отчет).
• Нажмите кнопку Report Wizard (Мастер отчета) в диалоговом окне NewReport (Новый отчет), открываемом при создании нового отчета из окна проекта.
• Нажмите кнопку Wizard (Мастер) диалогового окна New (Новый), открываемого при нажатии кнопки New (Новый) на стандартной панели инструментов или выборе команды New (Новый) из меню File (Файл) и установке опции Report (Отчет).

Рассмотрим создание однотабличного отчета с помощью мастера.

1. Откройте создаваемый вами проект, например Sales.
2. Откройте базу данных проекта. Для этого на вкладке Data (Данные) установите курсор на ее названии и нажмите кнопку Open (Открыть) окна проекта. При этом на стандартной панели инструментов в списке Databases (Базы данных) появится название открытой базы данных.
3. Перейдите на вкладку Documents (Документы) и выберите группу Reports(Отчеты).
4. Нажмите кнопку New (Новый) окна проекта (рис. 7.1).
5. В открывшемся диалоговом окне New Report (Новый отчет) (рис. 7.2) выберите опцию Report Wizard (Мастер отчета).
6. После запуска мастера для построения отчета на экране открывается диалоговое окно (рис. 7.3), в котором вы должны указать тип создаваемого отчета (табл. 7.1).

Рис. 7.1. Группа Reports в окне создания проекта

Рис. 7.2. Диалоговое окно New Report

Таблица 7.1. Типы отчетов

Тип отчета	Описание
One-to-Many Report Wizard (Мастер отчетов с отношением "один-ко-многим")	Создает отчет для таблиц с отношением "один-ко-многим"
Report Wizard {Мастер отчетов)	Создает простой однотабличный отчет

Для создания простого однотабличного отчета выберите значение ReportWizard и нажмите кнопку ОК.

Рис. 7.3. Диалоговое окно для выбора типа создаваемого отчета

7. Открывается первое диалоговое окно мастера (рис, 7.4), в котором необходимо указать таблицу, для которой вы создаете отчет, и выбрать размещаемые в отчете поля. В области Databases and tables (Базы данных и таблицы) расположены два списка. Верхний список содержит открытые базы данных, а нижний — таблицы выбранной из верхнего списка базы. Выберите из верхнего списка необходимую базу данных, а из нижнего —таблицу, для которой создаете отчет.

Рис. 7.4. Окно создания однотабличного отчета с помощью мастера

Замечание

Может оказаться, что в диалоговом окне мастера списки области Databasesand tables (Базы данных и таблицы) пусты или содержат не те данные, которые вы предполагаете использовать для построения отчета. Такая ситуация возникает в том случае, если предварительно вы не открыли необходимую базу данных. Ничего страшного. Для выбора базы данных и входящих в нее таблиц нажмите кнопку, расположенную рядом со списком баз данных. На экране откроется диалоговое окно Open (Открыть), позволяющее найти таблицу, которая будет использоваться в отчете.

8. После выбора таблицы, для которой создается отчет, список Availablefields (Имеющиеся поля) будет содержать перечень всех полей таблицы. Вам необходимо из данного перечня перенести в список Selected fields (Выбранные поля) поля, которые вы хотите разместить в создаваемом отчете. Для переноса полей используйте располагающиеся между списками кнопки. После формирования списка отображаемых в отчете полей нажмите кнопку Next (Далее) для перехода к следующему шагу в создании отчета.
9. В следующем диалоговом окне мастера создания отчета необходимо указать поля, по которым будет осуществляться группировка данных в отчете (рис. 7.5).

Рис. 7.5. Определение полей для группировки данных в отчете

В центре диалогового окна расположены три раскрывающихся списка, позволяющих задать до трех группировок данных в отчете. Эти списки содержат все поля таблицы. Для осуществления группировки данных в отчете выберите нужное поле из раскрывающегося списка 1. При создании второй и третьей группировки используются, соответственно, списки 2 и 3.

10. Для задания интервала группировки нажмите кнопку Grouping options(Опции группировки). Открывается диалоговое окно Grouping Intervals(Интервалы группировки) (рис. 7.6). Раскрывающийся список Groupingintervals (Интервалы группировки) этого окна содержит значения, описанные в табл. 7.2.

Таблица 7,2. Описание интервалов группировки раскрывающегося списка Grouping intervals

Интервал группировки	Описание
Entire Field (Полное поле)	Интервал группировки задается исходя из полного значения поля таблицы
1st Letter (1 буква)	Группировка осуществляется по первой букве значения поля таблицы
2, 3, 4, 5 Initial Letters (2, 3, 4, 5 начальных букв)	Группировка осуществляется по 2, 3, 4 или 5первым буквам значения поля таблицы соответственно

Установите необходимое значение и нажмите кнопку ОК.

 Рис. 7.6. Диалоговое окно Grouping Intervals

11. Для формирования в отчете итоговых значений воспользуйтесь диалоговым окном Summary Options ( Итоговые опции ) . В нем содержится таблица, строками которой являются поля таблицы, а столбцами - возможные итоговые значения отчета (табл. 7.3.)

Таблица 7.3. Итоговые значения отчета

Столбец	Назначение
Field	Наименование поля таблицы, по которому будет вычисляться итоговое значение в отчете
Sum	При установке флажка в отчет будет помещена итоговая сумма поданному полю
Avg	При установке флажка в отчет будет помещено итоговое среднее значение по данному полю
Count	При установке флажка в отчет будет помещено итоговое количество строк
Min	При установке флажка в отчет будет помещено минимальное значение поля таблицы
Max	При установке флажка в отчет будет помещено максимальное значение поля таблицы

Установите флажки для тех итоговых значений, которые хотите разместить в отчете.

Рис. 7.7. Диалоговое окно Grouuping Intervals

В диалоговом окне Summary Options (Итоговые опции) под таблицей расположен переключатель, управляющий отображением в отчете областей данных (табл. 7.4).

Таблица 7.4. Назначение опций переключателя окна Summary Options

Опция	Назначение
Detail and Summary (Область данных и итоги)	При установке этой опции в отчете отображается область данных, промежуточные итоговые значения по группировкам и конечные итоговые значения по отчету
Summary only (Только итоги)	При установке данной опции в отчете отображается область данных и конечные итоговые значения по отчету
No totals (Нет итогов)	Если выбрана эта опция, то в отчете будет отображаться только область данных

В нижнем правом углу диалогового окна Summary Options (Итоговые опции) расположен флажок Calculate percent of total for sums (Вычислить процент итоговых сумм), позволяющий в качестве итогового значения печатать процент промежуточного итогового суммарного значения от конечного итогового суммарного значения по отчету.

Завершив в диалоговом окне Summary Options (Итоговые опции) все необходимые установки, нажмите кнопку ОК.

12. В следующем диалоговом окне мастера задается стиль отображения объектов в отчете (рис. 7.8).

Рис. 7.8. Выбор стиля отображения объектов отчета

Список Style (Стиль) содержит несколько вариантов отображения объектов (полей, линий, заголовков и т. д.) в отчете. При выборе стиля мастер позволяет просмотреть, как будут выглядеть элементы отчета. Для этого используется область просмотра в верхнем левом углу диалогового окна. Выбрав стиль, нажмите кнопку Next (Далее), чтобы перейти к следующему шагу.

13. На четвертом шаге создания отчета необходимо указать порядок размещения объектов в отчете (рис. 7.9) и ориентацию страницы отчета. После того как вы установили требуемые опции, нажмите кнопку Next (Далее).

Рис. 7.9. Установка порядка размещения объектов в отчете

14. На пятом шаге создания отчета с помощью мастера задаются поля, по которым требуется упорядочение данных в отчете (рис. 7.10). Для формирования списка полей, по которым будет осуществляться сортировка, из списка Available fields or index tag (Выбранные поля и индексы), содержащего перечень всех полей отчета и индексов таблицы, перенесите в список Selected fields (Выбранные поля) требуемые поля в том порядке, в каком будут упорядочиваться данные. Для переноса полей используйте кнопку Add(Добавить) или двойной щелчок мыши на наименовании поля.

Рис. 7.10. Установка критерия упорядочения данных

Используя опции Ascending (По возрастанию) и Descending (По убыванию), укажите тип сортировки выбранного поля: по возрастанию или по убыванию соответственно.

Сформировав список полей и указав тип сортировки, нажмите кнопку Next (Далее) для перехода к следующему шагу.

15. На шестом шаге вы можете задать заголовок отчета, используя для этого поле ввода Type a title for your report (Тип заголовка отчета). В этом же диалоговом окне вы можете указать один из трех вариантов дальнейшей работы с отчетом (рис. 7.11) (табл. 7.5).

Таблица 7.5. Переключатели окна Report Wizard (Step 6)

Переключатель	Действие
Save report for later use (Сохранить отчет)	Созданный отчет сохраняется на диске
Save report and modify it in the Report Designer (Сохранить и открыть в конструкторе для модификации)	Созданный отчет сохраняется на диске и открывается в конструкторе отчетов для модификации
Save and print report (Сохранить и распечатать отчет)	Созданный отчет сохраняется на диске и печатается

 

Рис. 7.11. Заключительный этап создания отчета

В правом нижнем углу диалогового окна находится кнопка Preview(Просмотр), позволяющая просмотреть созданный отчет. Если созданный отчет не удовлетворяет вашим требованиям, с помощью кнопки Back (Назад) вы можете вернуться к предыдущим шагам построения отчета и изменить установленные там параметры.

Введя заголовок и установив требуемую опцию, для завершения создания отчета с помощью мастера нажмите кнопку Finish (Готово). Открывается диалоговое окно Save as (Сохранить как), в котором введите имя созданного файла.

На рис. 7.12 представлен отчет, созданный с помощью мастера. Если он вас полностью устраивает, вы можете его распечатать. Но скорее всего, вам захочется в нем что-то изменить. В этом случае откройте созданный отчет в конструкторе отчетов и модифицируйте его.

Рис. 7.12. Отчет, созданный с помощью мастера

Замечание

При создании отчета с помощью мастера надписи к полям отчета создаются на основе информации, введенной в поле Caption (Надпись) конструктора таблиц Table Designer (Конструктор таблиц). Если это поле пусто, надписи совпадают с именами полей таблицы.